โฉนดที่ดิน คือเอกสารทางราชการที่สำคัญ ใช้แสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดิน ซึ่งออกให้ตามประมวลกฎหมายที่ดินปัจจุบัน ผู้เป็นเจ้าของที่ดิน ถือว่ามีกรรมสิทธิ์ในที่ดินนั้นอย่างสมบูรณ์เช่น มีสิทธิใช้ประโยชน์จากที่ดิน มีสิทธิจำหน่าย มีสิทธิขัดขวางไม่ให้ผู้ใดเข้ามาเกี่ยวข้องกับทรัพย์สินโดยมิชอบด้วยกฎหมาย แต่หาก“โฉนดที่ดินหาย” ไม่ต้องตกใจ ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้

เมื่อโฉนดที่ดินหายไป สิ่งที่เจ้าของที่ดินสามารถดำเนินการได้คือ การขอออกใบแทนหนังสือแสดงสิทธิในที่ดิน ซึ่งจะมีรายละเอียดคล้ายโฉนดที่ดินทั้งด้านหน้าและด้านหลัง สามารถใช้แทนโฉนดที่ดินฉบับจริงได้ แต่จะไม่ใช่โฉนดที่ดิน เนื่องจากการออกโฉนดที่ดิน จะเกิดขึ้นหลังจากมีการรังวัดเท่านั้น

ขั้นตอนการขอออกใบแทนหนังสือแสดงสิทธิในที่ดิน

1. แจ้งความเอกสารหายต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจ เพื่อขอลงบันทึกประจำวันไว้เป็นหลักฐาน
2. เดินทางไปยังสำนักงานที่ดินพร้อม ใบลงบันทึกประจำวัน และพยานรับรอง 2คน ซึ่งต้องเชื่อถือได้และ/หรือรู้เห็นการสูญหายของโฉนดที่ดิน เพื่อให้เจ้าหน้าที่สอบสวนได้ และพยานต้องนำบัตรประจำตัวประชาชนไปแสดงด้วย
3. กรณีสูญหาย เนื่องจากการกระทำความผิดทางอาญา เช่นโฉนดที่ดินถูกขโมย ให้นำหลักฐานการแจ้งความต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจไปประกอบคำขอด้วย
4. กรณีศาลสั่ง หรือเจ้าพนักงานตามกฎหมายขอให้ออกใบแทน ให้นำคำสั่งหรือคำพิพากษาอันถึงที่สุด หรือหนังสือร้องขอไปด้วย
5. เจ้าหน้าที่รับคำขอ และสอบสวน
6. ตรวจสอบหลักฐาน ตรวจหนังสือมอบอำนาจ และพิจารณาสั่งการ
7. ลงบัญชีรับทำการ ,ตรวจอายัด , เขียนใบสั่ง ใบเสร็จและรับเงินค่าธรรมเนียมคำขอ
8. พิมพ์ประกาศ กรณีโฉนดที่ดิน หรือหนังสือรับรองการทำประโยชน์เป็นอันตรายหรือสูญหาย โดยเจ้าของที่ดินรับประกาศ และนำเจ้าหน้าที่ไปปิดประกาศ
9. ประกาศแจกที่ดินให้ปิดในที่เปิดเผย ณ สำนักงานที่ดินท้องที่ สำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอ หรือที่ว่าการกิ่งอำเภอท้องที่ ที่ทำการแขวงหรือที่ทำการกำนันท้องที่และในบริเวณที่ดินนั้นแห่งละหนึ่งฉบับ ในเขตเทศบาลให้ปิดไว้ ณ สำนักงานเทศบาลอีกหนึ่งฉบับ เมื่อครบกำหนด 30 วัน ไม่มีผู้โต้แย้งคัดค้าน จึงเบิกแบบพิมพ์ดำเนินการสร้างใบแทน
10. เสนอเจ้าพนักงานที่ดินพิจารณาลงนามในใบแทน และแจ้งเจ้าของที่ดินมารับใบแทน